Realizar correctamente una nómina, uno de los documentos básicos de cualquier tipo de empresa, puede ser una tarea compleja si no se cuenta con personal capacitado para ello. Aun así, es posible aprender paso a paso cómo hacer una nómina.
Tanto si se habla de una empresa joven de reciente creación como de un nuevo emprendedor, es necesario conocer todos los conceptos que se exponen a continuación para poder calcular y redactar una nómina al completo para cada uno de los empleados que conforme la empresa.
Qué es una nómina
La nómina es un documento que reciben los empleados, generalmente cada mes, donde se refleja el pago recibido por el trabajo realizado durante el ejercicio. Del mismo modo, la nómina también debe contener información acerca del desarrollo de la labor del trabajador en cuestión, las posibles remuneraciones correspondientes y las obligaciones en materia de retenciones de IRPF y Seguridad Social.
Pasos previos a considerar a la hora de crear una nómina
Antes de entrar al proceso de como hacer una nómina, es necesario conocer los diferentes factores que puedan influir no solo a hora de redactarla sino también para calcular correctamente la cantidad final que debe recibir el empleado por el trabajo realizado.
- Tipo de contrato
Tanto el tipo de jornada, completa o parcial, como la duración del mismo, indefinido o de duración determinada. Esto incide directamente en el porcentaje exacto de cotización en la Seguridad Social y la retención de IRPF acorde al sueldo total percibido por el empleado.
- Situación personal del trabajador
Estar casado o contar con hijos o personas a su cargo también son datos importantes para calcular correctamente el IRPF que debe aparecer en la nómina.
- Tipo de convenio colectivo
Este aspecto afecta directamente a los complementos salariales, al cobro de las horas extras o a las dietas que pueda recibir el trabajador.
- Pagas extras
Es vital saber desde el inicio si estas van a ser prorrateadas o no para poder aplicar la retención correcta de IRPF.
- Bajas
Es necesario conocer el estado del empleado antes de realizar la nómina, ya sea por baja médica o de otro tipo.
- Otros datos importantes a tener en cuenta
Conocer el grupo de cotización o la categoría profesional a la que corresponde el trabajador es necesario para calcular sus bases de cotización en la Seguridad Social.
Cómo hacer una nómina
Lo primero que debe aparecer en la nómina son los datos personales de la empresa y del empleado, así como la fecha de creación de la misma.
- Datos de la empresa: Nombre legal, domicilio fiscal, CIF y código de cuenta de cotización.
- Datos del trabajador: Nombre completo, DNI, número de afiliación a la Seguridad Social, categoría o grupo profesional, grupo de cotización, fecha de ingreso a la empresa y, para finalizar, el código de contrato.
- Periodo de liquidación: Fecha de inicio y finalización, así como el total de días trabajados.
A continuación, la sección de devengos donde se encuentran los conceptos salariales generados por el trabajador durante el ejercicio, ya sea mensual, trimestral o anual. La suma de ellos es lo que constituye el salario bruto del empleado. Los devengos, a su vez, se dividen en percepciones salariales y percepciones no salariales.
- Percepciones salariales: suma total de las percepciones económicas que recibe el trabajador por los servicios prestados a la empresa y por los que cotiza a la Seguridad Social. Aquí entran tanto el salario base como los complementos salariales, horas extras, pagas extraordinarias y las mejoras voluntarias, que en ningún caso pueden superar el 30% del salario bruto.
- Percepciones no salariales: percepciones que no cotizan en la Seguridad Social y donde se pueden incluir indemnizaciones por traslados, suspensiones o despidos. Es decir, cualquier percepción extra capaz de compensar los gastos ocasionados al trabajador durante el desarrollo de la actividad.
Tras el apartado de los devengos, siguen las deducciones. En esta tercera parte de la nómina deben reflejarse las cantidades a descontar de los devengos para, así, poder dar como resultado el salario neto a percibir por el trabajador. Por ello, es importante tener en cuenta la aportación del trabajador a las cotizaciones de la Seguridad Social, el IRPF, los posibles anticipos, el valor de los productos recibidos o posibles préstamos por parte del trabajador, como es el caso de las cuotas sindicales.
Cada una de estas cinco deducciones se debe calcular individualmente para, a continuación, sumarlas con el fin de restar el resultado al salario bruto obtenido. El resultado será el salario neto que perciba el empleado.
Para finalizar, se debe realizar el pie de nómina dividido en cuatro columnas en las que se incluyen:
- Contingencias comunes: 23,6% de la base de contingencias comunes.
- Desempleo: el 5,5% de la BCCC del trabajador, en caso de contrato fijo y un 6,7% para un contrato temporal.
- Formación profesional: el 0,6% de la BCCC del empleado.
- Fondo de garantía salarial: 0,2% de la base de cotización de contingencias comunes del empleado.
Existen plantillas base que pueden descargarse de manera gratuita en la red para guiar o facilitar a los emprendedores y empresas de nueva creación el proceso de como hacer una nomina. Sin embargo, en caso de duda, ya que es un proceso bastante complejo, se recomienda siempre contar con el apoyo de profesionales en gestión y administración empresarial.
