La contabilidad es una herramienta esencial para el adecuado desarrollo de cualquier actividad comercial. No sólo es importante en su dimensión jurídica, ya que se trata de una obligación legal de la empresa, sino sobre todo en su vertiente más práctica, ya que permite comprobar en qué situación financiera de forma rápida y fiable.
En este aspecto, uno de los instrumentos más útiles que posee una empresa es el libro mayor de contabilidad. A continuación vamos a explicar brevemente qué es, cómo se utiliza y cuáles son sus principales ventajas.
¿Qué es el libro mayor de contabilidad?
El libro mayor de contabilidad es un documento en el que se consignan todas las operaciones de carácter contable de una empresa. En este registro se reflejan los movimientos de cada cuenta de forma separada y atendiendo a su orden cronológico, de manera que es posible examinar los diferentes movimientos de manera rápida y saber cuál es el saldo actual de cada partida.
Debido a la facilidad que proporciona para acceder a datos fundamentales para la actividad económica de la empresa, el libro mayor es uno de los libros de registro contable más empleados, aunque su uso no constituye en ningún caso una obligación legal. Es destacable, asimismo, su gran operatividad en el control de las cuentas bancarias, ya que estas operaciones deben cuadrarse a diario.
¿Cómo se utiliza el libro mayor de contabilidad?
Podemos resumir las funciones del libro mayor de contabilidad en tres puntos principales:
- Recoger los ingresos y los gastos
- Expresar las cantidades correspondientes a cada operación
- Ordenar la información relativa a activos y pasivos
Para cumplir con estos cometidos, el libro mayor de contabilidad utiliza el método de partida doble. Esto significa que por cada entrada que se registre es necesario crear dos asientos, los famosos Debe y Haber, que se anotan en un cuadro de cuentas en forma de T. No obstante, hoy en día también es frecuente encontrar un modelo basado en cinco columnas, propio de programas informáticos especializados en contabilidad.
A continuación vamos a recordar rápidamente estos conceptos.
- DEBE
Se anota siempre en la columna de la izquierda y contempla los cargos, sean estos ingresos o débitos. Es decir, todas las transacciones que entran en la empresa.
- HABER
Se anota siempre en la columna de la derecha y contempla los abonos, sean estos gastos o los créditos. Es decir, todas las transacciones que salen de la empresa.
Al pie del balance se anota también el saldo que resta al calcular la diferencia entre del Debe y el Haber. Habida cuenta de esto, podemos encontrarnos con tres situaciones diferentes en función del resultado final que arroje cada cuenta del libro mayor de contabilidad:
- Si el Debe supera al Haber 🡪 Saldo deudor
- Si el Haber supera al Debe 🡪 Saldo acreedor
- Si el Debe y el Haber son equivalentes 🡪 Saldo nulo
¿Cuáles son las principales ventajas del libro mayor de contabilidad?
Para quienes no están familiarizados con la contabilidad es frecuente confundir el libro mayor con el libro diario, que sí es un documento contable obligatorio para las empresas. Este libro diario recoge todas las operaciones ordenadas por fecha, pero a diferencia del libro mayor no lleva a cabo la anotación de los movimientos, por lo que no permite comprobar los saldos. Ésta es, sin lugar a dudas, la principal ventaja del libro mayor respecto a otros documentos contables.
Otro aspecto en el que la ayuda del libro mayor resulta fundamental es en el cotejo de las cuentas de préstamos con los registros de la Central de Información de Riesgos del Banco de España (CIRBE). Si un banco solicita a la empresa un pool bancario (la relación de las entidades bancarias que le aportan liquidez) y los datos no cuadran con los que se encuentran en poder de la CIRBE, el acceso al crédito en condiciones adecuadas puede verse comprometido. Dado que en el libro mayor se anotan todos los pasivos bancarios de forma pormenorizada, este cotejo se simplifica enormemente y cualquier descuadre puede ser detectado y subsanado en poco tiempo.
