Las inspecciones de trabajo son, con diferencia, una de las situaciones que más temen los empresarios españoles. Aunque sin duda se trata de una sorpresa que a nadie le gusta recibir, lo cierto es que nuestra cultura lo ha rodeado de un halo de leyenda negra que exagera en exceso su gravedad; una percepción que, en no pocos casos, explica los desagradables resultados que puede llegar a acarrear. Sin embargo, con la suficiente preparación y una actitud adecuada, estos procedimientos no tienen por qué ser sinónimos de serios problemas para la empresa.
En este breve artículo vamos a darte las claves para afrontar una inspección de trabajo de forma sencilla y segura, ayudándote a cumplir con tus obligaciones legales evitando los errores más comunes.
¿Qué es una inspección de trabajo?
Empezamos entendiendo en primer lugar qué es exactamente una inspección de trabajo. Se trata de un procedimiento operativo impulsado por el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo y llevado a cabo por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Su objetivo es comprobar que una empresa cumple con la legislación vigente respecto a normas sanitarias, de seguridad y relativas a los derechos laborales de los trabajadores.
Los encargados de realizarlas, como todos sabemos, son los famosos inspectores de trabajo. Son funcionarios del Estado o de la Comunidad Autónoma que se presentan sin previo aviso y tienen la responsabilidad de evaluar la situación de la empresa y de sus empleados, así como de proponer las sanciones pertinentes en caso de detectar alguna infracción.
¿Cómo se desarrolla una inspección de trabajo?
Lo primero que hace un inspector de trabajo al llegar a una empresa es mostrar sus credenciales y pedir tratar directamente con la persona responsable del negocio. Es fundamental no impedir jamás a un inspector debidamente acreditado la entrada a las instalaciones de la empresa ni obstaculizar su cometido en forma alguna, ya que podríamos incurrir en una sanción contemplada en la Ley 23/2015 Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Asimismo, es necesario, en su caso, notificar al director de recursos humanos la presencia del inspector en el centro de trabajo.
Hay que recordar que no todas las inspecciones de trabajo parten de una denuncia previa: en su mayoría, se trata de trámites rutinarios, por lo que mostrar una predisposición a colaborar y facilitar en la mayor medida la labor del funcionario siempre será un punto a tu favor como empresario.
Los inspectores de trabajo procederán en segundo lugar a recorrer el espacio de trabajo y comprobar tanto sus condiciones de seguridad y salubridad como la identidad y estado de contratación de los empleados. Es aquí donde se comprueba que no se estén dando situaciones de irregularidad respecto a altas en la Seguridad Social, cotizaciones, prevención de riesgos laborales, garantías sindicales, etc.
De nuevo, es esencial prestar al inspector toda la ayuda que requiera y evitar alterarse por sus preguntas o su insistencia. Si mostramos una actitud desafiante o recelosa podemos provocar que la inspección resulte mucho más minuciosa y acabemos siendo sancionados por una infracción menor.
La última fase de una inspección de trabajo es la revisión documental. El funcionario podrá requerir desde horarios y nóminas hasta informes de controles sanitarios, balances y declaraciones de impuestos. En algunos casos incluso es posible que solicite acceder a los servidores informáticos de la empresa y revisar vídeos de seguridad u otros archivos.
Esta parte del procedimiento suele ser la más delicada y problemática, ya que no siempre los documentos que el inspector exige podrán ser localizados de manera inmediata. Ante esta eventualidad, el mejor consejo es tener siempre ordenador y a mano la documentación relativa a contratos, obligaciones fiscales y libros de contabilidad.
Como medida adicional, nunca está de más que la empresa cuente con un asesor especializado en inspecciones de trabajo que represente al responsable del negocio y trate directamente con el inspector. De esta manera los trámites resultarán mucho más fluidos y contaremos con asesoramiento profesional en caso de que no tener claro cómo reaccionar ante algún requerimiento o sea necesario tomar alguna medida inmediata.
¿Qué pasa después de una inspección de trabajo?
Una vez finalizada la inspección, el funcionario responsable de la misma redactará sus conclusiones y las remitirá al empresario y al delegado de Prevención. En ellas se podrá requerir a la empresa que subsane alguna irregularidad menor dentro de un plazo determinado, presentar una propuesta de sanción o de liquidación a través de acta al efecto, o bien constatar que no existe ningún problema y ordenar el archivo de la inspección.
Las inspecciones de trabajo pueden durar hasta 9 meses, pudiendo prorrogarse en casos de especial complejidad o gravedad. Asimismo, las sanciones económicas pueden ir desde los 450 euros (leves) hasta los 45.504 euros (muy graves), sin contar multas adiciones por otras infracciones en casos de negligencia o donde se aprecie intención de defraudar.
