Independientemente del número de empleados que conforme la empresa es necesario contar con un organigrama que ayude a administrar de manera eficaz a todo el personal. Mediante la realización de un organigrama de empresa se consigue aumentar no solo el rendimiento de los empleados sino también su desarrollo profesional.
Por ello, el personal a cargo de Recursos Humanos debe ser capaz de adaptarse a las características propias del negocio y de sus empleados. Y aunque la correcta realización de un organigrama puede ser algo complejo, es posible empezar a crear una jerarquía correcta siguiendo esta guía:
Establecer la cadena de mando
La cadena de mando establece la jerarquía dentro de la pyme. De esta forma es fácil adjudicar y definir los cometidos y obligaciones de las que cada empleado es responsable. Dependiendo del número de empleados o de los distintos puestos necesarios para la consecución de los objetivos de la empresa, existirán un número determinado de niveles dentro de la cadena de mando que señalarán quiénes cuentan con un mayor poder de decisión.
De manera práctica, y aunque la cadena de mando es un aspecto mucho más importante para empresas muy jerarquizadas, se debe entender que un empleado necesita conocer quiénes están por encima de él para conocer las instrucciones a seguir durante su jornada laboral. No saber quién es el encargado de darle la aprobación al trabajo realizado puede dar lugar a errores que se traduzcan no solo en pérdidas para la empresa sino en una mala ejecución y formación de otros trabajadores.
Definir cada uno de los departamentos
Para una correcta organización dentro de la pyme es necesario dividir la empresa en departamentos específicos. Esto se consigue realizando un análisis de cada uno de los puestos a cubrir. De esta forma, se facilita el poder dirigir las acciones de los diferentes grupos de empleados por bloques, trabajen conjunta o independientemente, con el fin de facilitar cada paso a dar por la empresa. La pyme aumentará su propio rendimiento y la capacidad para cumplir sus objetivos a corto y largo plazo.
Asociar tareas y responsabilidades
La forma de trabajar de forma correcta dentro de una empresa pasa por saber delegar. Para ello, es necesario que el organigrama empresarial refleje de forma clara las tareas y responsabilidades concretas de cada departamento. Solo con la correcta asignación de responsabilidades se evitan sobreesfuerzos en la plantilla provocados por posibles redundancias a la hora de encargarse de las tareas necesarias para cumplir con los objetivos marcados.
Especificar el ámbito de control de los empleados
Para poder definir el ámbito de control de cada una de las personas que forman parte de la empresa, es necesario haber delimitado correctamente las responsabilidades y tareas de los diferentes departamentos. De esta forma, será mucho más intuitivo otorgar tanto el poder sobre la persona que estará al mando del grupo como la cantidad de empleados que debe tener a su cargo.
Por este motivo, los empleados que tengan un mayor ámbito de control sobre el personal de la empresa necesitan dar un margen de libertad de acción, mientras que un empleado con pocas personas a su carga tendrá que estar mucho más pendiente de la realización correcta de las tareas.
De arriba y hacia abajo
La forma correcta de crear un organigrama empresarial es comenzar desde arriba. Así, la pyme estará organizada por el puesto de mayor rango como es el caso del CEO. Continúa con los siguientes cargos que dependen del propio director ejecutivo, hasta ir bajando por cada uno de los departamentos, pasando por los mandos intermedios hasta llegar a los empleados al final de la cadena de mando.
Contar con un diseño intuitivo
Es vital que el organigrama de una empresa cuente con un diseño capaz de ilustrar todas las relaciones empresariales existentes. Para esto, es imprescindible utilizar las herramientas disponibles a la hora de crear el diseño para así conseguir una maquetación sencilla que facilite una comprensión rápida para cada uno de los empleados.
Crear una visión global de la empresa
La única forma de asegurar que el organigrama cumple con su función es que este ofrezca una visión global de la empresa y de cada uno los departamentos que la conforman.
Así, los empleados podrán identificar de un simple vistazo la estructura completa de la organización y cuáles son las posibilidades reales de movilidad dentro de la empresa.
Comprobar que el organigrama facilita la toma de decisiones
Finalmente es necesario realizar una comprobación directa del funcionamiento del organigrama. Siempre que su utilización permita a los directivos a cargo de la pyme el poder identificar cada una de las tareas en curso y que está mejore el desarrollo de cada una de las estrategias establecidas podemos asegurar que, efectivamente, la empresa cuenta con un organigrama a su medida.
Los beneficios de contar con un organigrama de empresa
¿Son necesarios los organigramas para las pymes?
Creando un organigrama empresarial se favorece una asignación de funciones y responsabilidades que, además, facilita el orden y la estructura de cada una de las áreas de la empresa.
Como consecuencia se consigue una mejor coordinación entre los diferentes departamentos y aumentan las posibilidades de crecimiento empresarial.
Además, el departamento de Recursos Humanos tendrá siempre a su disposición cuáles son las opciones y posibilidades reales que ofrece la propia empresa a sus empleados.
Independientemente de la etapa en la que se encuentre la empresa, contar con un organigrama empresarial facilitará el seguimiento y la consecución de objetivos por parte de cada uno de sus empleados.
Además, por pequeña que sea la empresa siempre es necesario contar con una estructura para favorecer el trabajo entre los diferentes puestos. Definir la cadena de mando es imprescindible para el correcto funcionamiento interno. De hecho, disponer de un organigrama puede ser vital a la hora de presentar la empresa a tanto a los socios como a posibles inversores.
El organigrama de empresa es un sello de calidad y profesionalidad del que ninguna pyme debe prescindir. Si no se cuentan con los conocimientos necesarios para ejecutarlo de manera correcta siempre es posible recurrir a profesionales.
