Todo empresario o autónomo está familiarizado con la emisión de facturas a sus clientes, pero existe un modelo de factura que en ocasiones causa dudas: la factura proforma. ¿Cuándo debe utilizarse? ¿Cuál es su validez? ¿Qué debe contener?
¿Qué es una factura proforma?
La fuente de la mayoría de dudas y malentendidos en lo que a la factura proforma se refiere tienen su origen en que se trata de un documento a medio camino entre otros y, para colmo, con un nombre engañoso.
Y es que lo primero que debe decirse de la factura proforma es que no es una factura como tal. Tiene el aspecto de una y contiene prácticamente los mismos datos, pero su utilidad y razón de ser son muy distintos.
La factura proforma es un documento que funciona a título exclusivamente informativo para el cliente. En él, el vendedor indica todos los detalles respectivos a una operación comercial que aún no se ha realizado, concretando los detalles del servicio o producto de forma que el cliente cuente con toda la información posible.
Podría decirse, así, que se trata de un documento que se encuentra entre el presupuesto y la factura.
¿Cuándo debe emitirse?
La principal utilidad de las facturas proforma se da en operaciones de ámbito internacional, como forma de enviar ofertas de comercio. Este documento permite aunar todos los detalles referentes a la futura operación, evitando alargar innecesariamente las negociaciones. Además, en este tipo de comercio exterior la factura proforma permite al importador usarla como documento que acredita el valor de la futura operación, y por tanto preparar los requisitos del despacho de aduanas. A nivel nacional, la factura proforma también permite solicitar financiación o subvenciones estatales, como justificante de la inversión que se planea realizar y, como ya se ha mencionado, tiene un importante valor informativo para el cliente. En resumen, la factura proforma se emite cuando el servicio con el cliente ya ha sido acordado o el pedido ya ha sido hecho, pero antes de recibir el pago.
El valor de una factura proforma
Es importante tener claro que la factura proforma no es una factura. No es un justificante de pago y no compromete al emisor más que a respetar las condiciones dadas hasta la fecha indicada en la misma, por lo que contractualmente no compromete. A nivel fiscal y contable tampoco tiene efectos ya que, si se llegara a dar el caso de inspección, Hacienda no las acepta en ningún momento como documento fiscal. La factura proforma no se declara ni liquida como una factura, ni se refleja en los libros de contabilidad de la empresa. Sin embargo, no está totalmente despojada de valor jurídico: la factura proforma emitida y aceptada, a efectos legales, sí funciona como prueba de que ha existido una relación comercial o acuerdo entre las partes implicadas. Además, si está firmada por el cliente, puede presentarse como prueba junto con el albarán en caso de impago.
Diferencia entre una factura proforma y un presupuesto
Dada la función informativa de ambos documentos, es habitual confundirlos por su cercanía. Pese a ello, hay algunas diferencias que permiten distinguirlos, siendo la más importante de ellos el momento de la negociación en que se emiten.
El presupuesto se envía al cliente en una de las primeras etapas de la negociación, informándole del coste de un supuesto servicio o producto en los que podría, o no, estar interesado.
La factura proforma, en cambio, se prepara cuando el presupuesto ya ha sido aprobado, funcionando así como confirmación con todos los datos adicionales que el cliente pueda requerir. Es, de esta manera, el siguiente paso antes de ejecutar la operación comercial finalmente.
Diferencia entre la factura proforma y la factura comercial
En este caso, la diferencia más clara y evidente es que la factura comercial cuenta con total validez fiscal, contable y legal, por eso no puede modificarse más que con una factura rectificativa.
La factura proforma no es en ningún caso un documento sustitutivo de la factura comercial, sino un paso previo a esta.
Qué información debe contener una factura proforma
Al crear una factura proforma, lo habitual es que el documento se parezca visualmente mucho a lo que será la factura comercial, ya que es una versión ligeramente simplificada de la misma. Por este motivo, la factura proforma se utiliza a menudo para elaborar después la factura definitiva. Esta es la información que debe contener:
- Los datos de identificación del proveedor (nombre, domicilio e identificación fiscal)
- Los datos de identificación del cliente
- Un título claro que la identifique como factura proforma
- La descripción de los servicios o productos que conforman la operación, la cantidad de estos y su precio total y unitario.
Además, también se suelen añadir estos otros datos:
- La fecha de emisión
- El plazo de validez
- Los gastos de seguro y transporte
- La base imponible
- El IVA
- El precio final
La numeración no es necesaria en este documento puesto que, como ya se ha mencionado, no es una factura comercial, y en ningún caso debe tener la misma numeración que esta.
Así, aclarada la validez de este tipo de documento, su utilidad y su diferencia con las facturas y presupuestos, es sencillo emitir facturas proforma de manera adecuada para aprovechar sus ventajas sin caer en malentendidos.
